Il est 22 h, le service est fini. Sur un coin de table, vous chiffrez le cocktail d'un client pour la semaine prochaine : la calculette d'un côté, de vieux mails de l'autre. Demain, il faudra tout recopier dans le devis, puis dans la facture.
Un buffet d'événement se gagne bien avant le jour J. Voici comment le préparer, du premier prix à l'étiquette posée devant le plat.
Le problème : tout se recopie, tout se perd
Pour un traiteur, un buffet commence par une demande. Elle arrive par mail, par téléphone, parfois par message. Le prix se calcule au jugé. Quand le devis est accepté, on le recopie dans un tableur pour facturer. L'acompte se réclame par e-mail, puis au téléphone.
Chaque recopie est une occasion d'oublier une ligne. Ou de garder un prix d'achat qui a bougé. Le client, lui, attend sa réponse.
Et si vous organisez aussi des soirées dans vos murs, il y a un autre souci : la liste d'invités sur papier à l'entrée, et les demandes de privatisation qui se perdent entre les mails et les appels.
Pas à pas : de la recette au jour J
1. Chiffrez chaque pièce
Ajoutez vos recettes et vos factures d'achat. FoodEatUp calcule le coût de chaque pièce avant que vous chiffriez. La fiche recette chiffre chaque ligne, et le coût suit vos prix d'achat. Des alertes vous signalent aussi les changements de prix chez vos fournisseurs.
Pour aller plus loin sur ce point, lisez la page stock et food cost.
2. Envoyez un devis à votre nom, avec son acompte
Prenons un cocktail de 80 personnes. Le devis part à votre nom, avec son lien de paiement pour l'acompte. Le client n'a plus qu'à payer en ligne : vous n'avez pas à réclamer par e-mail, puis par téléphone.
Vous trouverez le détail dans devis, factures et dépenses et sur la page du lien de paiement.
3. Préparez la production et les courses
Une fois le devis accepté, vous avez un plan à préparer. FoodEatUp en tire un plan de production et une liste de courses. Ce qui manque apparaît en liste. Voyez comment cela se passe sur la production et la mise en place.
4. Étiquetez le buffet
Le jour J, les plats sont prêts. Les étiquettes de buffet et les DLC font partie des outils prévus pour votre activité traiteur. Relisez-les avant de les poser.
5. Facturez sans ressaisie
La facture se crée depuis le devis, acompte déduit. Si elle reste impayée, elle peut être relancée. Plus de tableur entre les deux.
Tout cela est regroupé sur la page FoodEatUp pour les traiteurs.
Quand l'événement se passe chez vous
Certains traiteurs ont un lieu, une salle ou organisent des soirées. Dans ce cas, la page événements et privatisations complète le tableau.
- Privatisation sur devis. Le client fait sa demande en ligne, avec un prix indicatif. Vous en faites un devis en un clic. Un devis brouillon est préparé, par exemple pour 60 invités dans une grande salle, avec l'acompte prévu. Il n'est envoyé qu'après votre relecture.
- Soirée à billets. Chaque billet est un PDF avec son QR, envoyé par e-mail dès le paiement. À l'entrée, un scan vaut une entrée : un billet déjà scanné ne repasse pas.
- Soirée complète. La liste d'attente propose la place libérée au suivant. Elle est tenue 30 minutes pour lui.
- Suivi en direct. Vous voyez les billets vendus, scannés et encaissés, type par type.
Le paiement passe par votre Stripe ou votre Smile&Pay : l'argent arrive sur votre compte.
Limites et précautions
- Le coût dépend de ce que vous saisissez. Pour qu'il soit juste, il faut ajouter vos recettes et vos factures. Un prix d'achat absent, c'est un coût faux.
- Le prix indicatif reste indicatif. Le devis est un brouillon à relire. C'est vous qui validez avant l'envoi.
- Relisez vos étiquettes. Le contenu reste de votre responsabilité, comme la date limite de consommation que vous inscrivez.
- La billetterie ne sert pas toujours. Si vous livrez seulement chez vos clients, vous n'avez pas besoin de vendre des places. Gardez alors le devis, l'acompte et la facture.
- Commencez petit. Essayez d'abord sur un seul buffet, avant de reprendre toute votre carte.
À vous d'essayer
Prenez votre prochain buffet. Saisissez une recette, regardez son coût, puis préparez le devis avec son lien d'acompte. Vous verrez vite ce que vous ne recopiez plus.
Pour voir l'ensemble, commencez par la page solutions pour traiteurs. Si vous recevez aussi du public, regardez la gestion des soirées et des privatisations.
