Il est 23 h. Le cocktail de 80 personnes est confirmé, le client est ravi. Vous ouvrez un tableur, vous recopiez les lignes du devis une à une, puis vous retranchez l'acompte à la main. Demain, la cuisine reprend à l'aube.
Le problème : tout se recopie, et tout peut se tromper
Chez beaucoup de traiteurs, le devis se fait sur un traitement de texte, chacun à sa façon. Le prix se calcule parfois sur un coin de table. Une fois le devis accepté, il faut le recopier pour facturer.
Chaque recopie ouvre la porte aux oublis : une ligne manquante, une quantité qui change, un acompte qu'on ne déduit pas. Ensuite vient la partie moins agréable. L'acompte se réclame par e-mail, puis au téléphone. Les factures impayées s'oublient. Et le comptable réclame les tickets de dépenses.
Vous êtes cuisinier, pas comptable. Votre temps est en cuisine, pas devant un tableur.
La réponse : un seul fil, du devis au règlement
Sur la page devis, factures et dépenses de FoodEatUp, les documents sont reliés entre eux. Voici le parcours, dans l'ordre où vous le vivez.
1. Partir d'un coût juste
Avant de chiffrer, vous ajoutez votre recette et vos factures. FoodEatUp calcule le coût de chaque pièce. La fiche recette chiffre chaque ligne, et le coût suit vos prix d'achat. Vous pouvez en savoir plus sur la page stock et food cost. Votre devis part donc d'un coût réfléchi, pas d'une intuition.
2. Préparer le devis à vos couleurs
Le devis traiteur se compose de lignes et de quantités. La TVA est détaillée et l'acompte est prévu. Le document porte votre logo, vos couleurs et vos mentions, repris depuis la fiche du restaurant. Vous avez le choix entre cinquante modèles. Le devis arrive d'abord en brouillon : vous le relisez avant de l'envoyer.
3. Envoyer avec un lien de paiement
Pour un traiteur, le devis peut partir avec son lien de paiement, pour encaisser l'acompte sans courir après le client. Le client paie en ligne, par votre Stripe ou votre Smile&Pay, et l'argent arrive chez vous. Pour comprendre ce mode d'encaissement, voyez la page lien de paiement.
4. Le devis accepté devient facture
C'est le cœur du sujet. Une fois le devis accepté, la facture se crée depuis le devis. L'acompte déjà versé est déduit. Plus de tableur, plus de recopie : le reste à payer s'affiche avec le montant de la facture et le lien de paiement.
5. Relancer sans gêne
Une facture reste en attente ? Depuis la fiche client, vous relancez par e-mail en un clic. Le message part avec le PDF et le lien de paiement. Vous n'avez plus à rappeler vous-même, ce qui évite bien des conversations délicates.
6. Ranger les dépenses
Côté achats, la dépense se saisit ou se photographie. Les lignes sont lues et proposées, puis vous vérifiez avant d'enregistrer. La page lecture des factures détaille cette étape. Votre comptable a ainsi ses justificatifs sans courir après vos tickets.
Si vous travaillez avec Pennylane, la journée peut y partir à la clôture de caisse. Ce sont les mêmes écritures que votre fichier des écritures comptables, sans recalcul. Qonto est lu seulement, pour rapprocher la banque et la caisse. FoodEatUp n'émet aucun virement.
Un exemple : le cocktail de 80 personnes
Reprenons la scène du début. La cheffe traiteur chiffre un cocktail de 80 personnes. Elle veut un coût juste et un acompte encaissé.
- La fiche recette donne le coût de chaque pièce.
- Le devis part à son nom, avec son lien d'acompte.
- Le devis accepté, la facture est créée depuis lui, acompte déduit.
- Si besoin, elle relance depuis la fiche client.
La préparation suit : plan de production et liste de courses, comme le décrit la page production et mise en place. Le devis ne reste pas un papier isolé, il alimente la suite.
Limites et précautions
- Relisez toujours le brouillon. Le devis est préparé pour vous, mais c'est vous qui validez les lignes, les quantités et la TVA. En cas de doute sur la TVA, demandez à votre comptable.
- Vérifiez les dépenses lues. Les lignes sont proposées, pas enregistrées d'office. Un coup d'œil avant de valider suffit à éviter une erreur.
- Le paiement en ligne passe par vos comptes. Le lien utilise votre Stripe ou votre Smile&Pay. L'argent arrive chez vous, pas chez nous.
- Qonto reste en lecture. Il sert à rapprocher la banque et la caisse. Aucun virement ne part depuis FoodEatUp.
- La relance est un geste de votre part. Elle se fait en un clic depuis la fiche client, mais c'est vous qui décidez du bon moment.
À vous de jouer
Un devis juste, un acompte encaissé, une facture sans ressaisie : c'est ce que vise FoodEatUp pour votre activité de traiteur. Pour voir l'ensemble du métier, rendez-vous sur la page solution traiteur. Pour aller droit au but, essayez de préparer votre prochain devis dans l'outil et suivez-le jusqu'au règlement. Les conditions sont sur la page tarifs.
