Il est 22 h. Le camion est rangé, mais un client attend votre prix pour un cocktail de 80 personnes. Vous sortez la calculette, un carnet, trois factures froissées. Vous vous dites : « Ça devrait passer. » Puis vous envoyez le devis, un peu au jugé.
Cette scène, beaucoup de traiteurs la connaissent. Voyons comment en sortir, simplement.
Le problème : un prix calculé sur un coin de table
Un traiteur vend des dizaines de pièces différentes. Chacune demande plusieurs produits, achetés chez plusieurs fournisseurs. Quand le calcul se fait sur un brouillon, entre deux préparations, les erreurs s'installent.
- Le coût de vos recettes vit dans un fichier que personne ne met à jour.
- Un prix d'achat change, et vous le découvrez des mois plus tard.
- Le devis accepté est recopié dans un tableur pour faire la facture.
- L'acompte se réclame par e-mail, puis au téléphone.
Résultat : vous ne savez pas vraiment ce que vous gagnez sur la prestation. Vous le voyez trop tard, quand tout est déjà vendu.
La méthode : partir du coût réel, pièce par pièce
L'idée est simple. On ne fixe pas un prix en regardant ce que fait le voisin. On part de ce que coûte chaque pièce, puis on ajoute la marge que l'on veut. Avec la gestion de stock et du coût matière de FoodEatUp, voici le chemin.
1. Ajoutez vos recettes et vos factures
Vous saisissez vos recettes et vos factures fournisseurs. FoodEatUp calcule le coût de chaque pièce et prépare vos fiches techniques. La fiche recette chiffre chaque ligne. Vous n'avez plus de tableur à tenir à la main.
2. Laissez le coût suivre vos prix d'achat
Chaque facture met vos coûts à jour. Le coût de la recette suit donc vos prix d'achat réels, pas ceux de l'an dernier. Coût matière, marge et food cost se calculent tout seuls.
3. Gardez un œil sur les hausses
Le beurre augmente, la crème aussi. Une hausse de 5 % ou plus ouvre une alerte, avec le prix conseillé. Vous n'attendez plus trois mois pour vous en apercevoir.
4. Construisez le devis sur ce coût
Pour votre cocktail de 80 personnes, vous partez d'un coût juste. Le devis part à votre nom, avec son lien de paiement pour l'acompte. Pour en savoir plus sur cette étape, voyez les devis, factures et dépenses et le lien de paiement.
5. Passez à la préparation
Une fois le devis accepté, vous avez un plan de production et une liste de courses. Les produits qui manquent s'affichent en liste. Pour la suite, consultez la production et la mise en place. Vous pouvez aussi éditer des étiquettes de buffet avec la date limite de consommation.
6. Facturez sans ressaisie
La facture se crée depuis le devis, acompte déduit. Si elle n'est pas réglée, elle est relancée. Plus de recopie dans un tableur.
Toutes ces fonctions sont réunies sur la page FoodEatUp pour les traiteurs.
Les limites et les précautions
Un outil calcule à partir de ce que vous lui donnez. Quelques points à garder en tête :
- Vos données comptent. Si une recette est incomplète ou une facture jamais saisie, le coût sera faux. Prenez le temps de bien remplir vos fiches au départ.
- Le coût matière n'est pas tout. FoodEatUp calcule coût matière, marge et food cost. Votre temps, vos déplacements, le matériel loué ou le personnel d'un jour de service restent à intégrer dans votre réflexion de prix.
- Une alerte n'est pas une décision. Le prix conseillé est une aide. C'est vous qui choisissez de répercuter, ou non, une hausse sur vos devis.
- Relisez toujours avant d'envoyer. Vous connaissez votre métier et votre client. Contrôlez les quantités et les pièces avant de valider.
Autre précaution : commencez par vos prestations les plus vendues. Chiffrez d'abord vos cinq ou six recettes de référence, puis élargissez petit à petit. Vous gagnerez en confiance sans vous noyer sous la saisie.
Conclusion : essayez sur votre prochain devis
Un prix juste ne se devine pas, il se calcule. Pour votre prochaine demande, ajoutez la recette et les factures concernées, regardez le coût de chaque pièce, puis construisez votre devis dessus. Vous saurez ce que vous gagnez avant de dire oui au client, pas après la prestation.
Pour découvrir l'outil, rendez-vous sur la page stock et food cost. Vous cuisinez, FoodEatUp calcule vos coûts.
