Il est 20 h 05, un samedi. La salle est pleine, la table 7 attend son plat, le téléphone sonne sur le passe. Vous avez les mains dans la farine, et personne en salle ne peut lâcher son plateau. La sonnerie s'arrête. C'était peut-être une table de plus.
Un appel manqué, c'est une table perdue
Pendant le coup de feu, le téléphone passe après tout le reste. Et pourtant, il porte des réservations et des commandes. Trois situations vous parlent sûrement :
- L'appel sonne dans le vide, parce que toute l'équipe est occupée.
- Le client dit « samedi 27 », et le 27 tombe un dimanche. Personne n'a vérifié, et l'erreur se découvre le jour même.
- Le répondeur enregistre un message que personne n'écoute vraiment.
Votre service se joue entre la salle et la cuisine. C'est ce que couvre la page FoodEatUp pour restaurant et brasserie : plan de salle, notes par table, envois en cuisine, Z du soir. Le téléphone, lui, reste souvent en dehors de ce circuit.
Caroline prend l'appel, pas à pas
Caroline est l'agent téléphonique IA de FoodEatUp. Elle travaille avec votre carte, vos horaires, vos fermetures et vos règles. Voici le déroulé d'un appel.
1. Elle décroche
Elle répond sur votre numéro, avec votre accueil. Le client entend par exemple : « Bonjour, ici votre restaurant, je suis Caroline. Que puis-je faire pour vous ? » Pendant ce temps, vous cuisinez.
2. Elle vérifie le jour
Le client demande une table pour six, samedi 27 à 20 h. Avant d'annoncer quoi que ce soit, Caroline lit le calendrier. Si le jour ne colle pas, elle le dit : « Le 27 tombe un dimanche. Vous pensiez au samedi 26 ou au dimanche 27 ? » Le client choisit. Si la date tombe sur un jour de fermeture, la demande est refusée.
3. La réservation entre dans votre planning
Une fois la date confirmée, la réservation arrive dans votre planning, avec le jour écrit par le logiciel. Elle rejoint le reste de vos réservations. Vous n'avez rien à recopier.
4. Elle prend les commandes à emporter
Pour une commande à emporter, Caroline lit votre carte, récapitule la commande et fait confirmer le client. Ensuite, la commande part en cuisine. Si vous travaillez avec un écran en cuisine, voyez aussi l'écran de cuisine.
5. Elle reconnaît vos clients
Quand le numéro est connu, Caroline retrouve la fiche du client. Vous gardez ainsi l'historique au même endroit, dans la fiche client.
6. Elle passe la main
Un client veut parler au chef pour un anniversaire ? C'est une demande hors cadre. Selon les plages horaires que vous avez choisies, Caroline transfère l'appel. En dehors de ces plages, elle demande au client de rappeler, ou note qu'il souhaite être rappelé.
7. Vous lisez la fiche
Chaque appel laisse une fiche d'appel : un résumé en français, des notes de l'équipe, et la mention « traité » quand c'est fait. Après le service, vous voyez d'un coup d'œil ce qui reste à faire : une réservation pour vendredi, une question sur les horaires, un rappel demandé.
Ce qu'il faut savoir avant de l'installer
Un outil utile est un outil dont on connaît les contours. Voici les points à garder en tête.
- Caroline est une option. Elle ne fait pas partie du reste par défaut. Les demandes prises en charge, les horaires et les modalités de transfert se règlent avec votre établissement.
- Elle suit vos règles. Si votre carte, vos horaires ou vos fermetures ne sont pas à jour, ses réponses ne le seront pas non plus. Prenez le temps de bien les renseigner.
- Une langue par restaurant. Caroline répond en français, en anglais ou en espagnol, mais vous en choisissez une pour votre établissement.
- Le transfert dépend de vous. Vous choisissez les plages où un humain peut reprendre l'appel. En dehors, la demande devient une demande de rappel.
- Les offres demandent l'accord du client. Si un client donne son consentement à l'oral, il est journalisé, comme ailleurs dans FoodEatUp.
- L'exemple d'appel est une illustration. Pour juger par vous-même, écoutez-la en vrai.
Caroline ne remplace pas votre sens de l'accueil. Elle vous évite surtout de laisser un appel sans réponse quand personne n'est disponible, et elle vous laisse de quoi rappeler au bon moment.
À vous d'essayer
Le plus simple est de l'entendre. La page de Caroline propose un numéro de démonstration, le 09 39 24 63 48. Appelez-le, passez une commande comme un client, demandez une date qui n'existe pas, et regardez la fiche d'appel qui en résulte. Elle répond comme pour un vrai restaurant.
Si votre service repose déjà sur la caisse, le plan de salle et les envois en cuisine, voyez aussi comment le logiciel de caisse s'intègre au reste. Ainsi, le téléphone ne sonne plus dans le vide : elle répond, et vous cuisinez.
