Samedi, 17 h 30. Le chef cherche la feuille punaisée près de la plonge : elle date de mercredi, deux noms sont barrés, un troisième est écrit au crayon. Un serveur jure qu'il avait demandé son vendredi par message, personne ne retrouve ce message. Le service commence dans une heure.
Le planning sur papier se fausse dès qu'on l'affiche
Dans un restaurant ou une brasserie, l'équipe bouge tout le temps. Un échange de service, une absence, un renfort : la feuille ne suit pas. Et c'est vous qui payez la note, en fin de mois surtout.
Le quotidien ressemble souvent à ceci :
- le planning est sur une feuille, déjà fausse ;
- les heures se recomptent à la main à la fin du mois ;
- les demandes de congé se perdent dans les messages.
Vous êtes restaurateur, pas gestionnaire de paie. Votre énergie doit aller à la salle et aux assiettes, pas à la chasse aux heures.
Pas à pas, avec FoodEatUp
Le module planning, pointage et paie de l'équipe suit une idée simple : le planning suit le service. Voici comment s'en servir, dans l'ordre d'une semaine ordinaire.
1. Composez la semaine
Vous montez le planning de la semaine pour la salle et pour la cuisine, avec les services du midi et du soir. Les congés déjà approuvés sont pris en compte. Vous voyez ainsi qui est absent avant de placer les horaires.
2. Publiez-le
C'est vous qui publiez le planning. Une fois publié, chacun voit ses horaires dans son espace, par exemple 11:00 – 15:00 le midi ou 18:00 – 23:00 le soir. Votre équipe sait quand elle travaille, sans passer par vous. Plus besoin de photographier la feuille.
3. Faites pointer à l'arrivée
Une tablette posée à l'entrée sert de borne de pointage. Léa arrive, elle saisit son code personnel (ou utilise le QR code) et touche « Pointer mon arrivée ». Le pointage enregistre l'arrivée, la pause et le départ.
Le statut suit le service : « En service », « En pause » s'affiche en haut de chaque écran. Le même code personnel sert aussi à la caisse. Votre équipe n'a donc qu'un seul code à retenir.
4. Gérez les congés au même endroit
Inès veut poser des jours de congé. Elle fait sa demande dans son espace. Vous validez, ou non. La demande est tracée dans FoodEatUp, pas perdue dans une messagerie. Une fois approuvé, le congé apparaît dans le planning.
5. Préparez les variables de paie
Les heures pointées sont comparées au service, puis les heures sont calculées. Le repos de 11 h est vérifié. À partir du pointage, du planning et des congés, FoodEatUp calcule :
- les heures pointées ;
- les heures supplémentaires par semaine ;
- les absences ;
- les primes et les acomptes.
Vous ne ressaisissez rien. Si un employé a oublié de pointer son départ, ou si un repos est trop court, l'anomalie est signalée avant la clôture. Vous corrigez, puis vous clôturez la période avec votre code personnel de responsable.
Et le reste de l'équipe ?
Les contrats et les documents se rangent sur la fiche de chaque employé. Les rôles et permissions décident ensuite de ce que chacun peut voir ou faire. Un serveur n'a pas besoin d'accéder à la paie.
Du planning au service : le lien avec la salle
Un bon planning ne sert à rien si la salle déborde ou reste vide. Pour votre établissement, la solution pour restaurant et brasserie relie la caisse, le plan de salle, les notes par table et les envois en cuisine. Regardez aussi vos réservations avant de fixer les horaires : elles aident à décider qui vient pour le service. Et pour la caisse, voyez la page caisse et encaissement.
Les précautions à connaître
- Le planning n'existe pour l'équipe qu'une fois publié. Tant que vous ne l'avez pas publié, personne ne le voit dans son espace. Prenez l'habitude de le publier à jour fixe.
- Le pointage dépend de vos équipes. Si personne ne pointe, il n'y a pas d'heures à calculer. Expliquez la règle à l'embauche et laissez la tablette bien en vue à l'entrée.
- Les anomalies se signalent, elles ne se règlent pas toutes seules. Un pointage sans sortie reste à corriger par vous avant la clôture.
- Les variables de paie et leur export sont activés sur demande, avec un accompagnement. Ils ne sont pas actifs d'office. Un réseau peut aussi préparer l'export pour son outil de paie.
- La clôture est votre décision. Elle se fait avec le code personnel du responsable. Gardez-le pour vous.
Pour les tarifs et l'activation du module, le plus simple est de regarder la page tarifs ou de contacter l'équipe FoodEatUp.
À essayer dès la semaine prochaine
Vous n'avez pas besoin de tout changer d'un coup. Commencez par publier votre planning dans FoodEatUp, puis ajoutez le pointage à l'entrée, puis les congés. Chaque étape retire un peu de papier et un peu de discussion le samedi soir.
Pour voir le module en détail, rendez-vous sur la page équipe et RH de FoodEatUp. Votre prochaine feuille punaisée sera peut-être la dernière.
