Vendredi, 19 h 40. Quatre pizzas au four, la pâte étalée sur le plan de travail, et le téléphone qui sonne pour la troisième fois. Vous avez les mains dans la farine. Vous le laissez sonner, en espérant que le client rappellera.
Le vendredi soir, le téléphone sonne dans le vide
Le vendredi soir, tout arrive en même temps. Le comptoir, le site et le téléphone envoient leurs commandes au même moment. Si personne ne décroche, la commande peut partir chez le voisin. Un appel manqué, c'est souvent une vente perdue.
Décrocher n'est pas toujours mieux. Vous notez sur un bout de papier, avec les mains sales. Le bon se glisse parmi les autres devant le four. Et la pizza part sans son supplément, ou avec l'allergène que le client voulait éviter.
Il y a aussi le répondeur. Le message est laissé à 20 h, et personne ne l'écoute avant la fin du service. Enfin, il y a les dates mal comprises : le client dit « samedi 27 », mais le 27 tombe un dimanche.
C'est le quotidien que décrit la page logiciel pour pizzeria : le téléphone sonne pendant que le four déborde.
Caroline décroche pendant que vous enfournez
Caroline est l'agent téléphonique de FoodEatUp. Elle répond avec votre accueil, sur votre numéro. Elle s'appuie sur votre carte, vos horaires et vos fermetures. Voici ce qui se passe, pas à pas, pendant un appel.
- Elle décroche. « Bonjour, ici votre restaurant, je suis Caroline. Que puis-je faire pour vous ? » Le client n'attend pas dans le vide, et vous continuez d'étaler la pâte.
- Elle prend la commande à emporter. Elle lit votre carte, récapitule la commande et la fait confirmer au client. Une fois confirmée, la commande part en cuisine.
- Elle reconnaît les habitués. Un numéro connu retrouve sa fiche client.
- Elle vérifie les dates. Pour une réservation, elle lit le calendrier avant d'annoncer un jour. Si le client dit « samedi 27 » et que c'est un dimanche, elle lui fait choisir. Une date fermée est refusée. La réservation entre ensuite dans votre planning (voir les réservations).
- Elle passe la main. Pour une demande hors cadre, par exemple un anniversaire à organiser avec vous, elle transfère selon les plages que vous avez choisies. Sinon, elle demande un rappel.
- Elle laisse une fiche d'appel. Vous y trouvez un résumé en français, les notes de l'équipe, et la mention « traité » quand c'est fait.
Ensuite, le four prend le relais
Une commande prise au téléphone ne doit pas se perdre entre deux papiers. Sur l'écran de cuisine, côté pizzeria l'écran du four, le comptoir, le téléphone et le site arrivent dans une seule file. La commande la plus ancienne s'affiche en premier, avec son chrono.
Les suppléments et les allergies apparaissent sur le ticket, en couleur. Vous n'avez plus à chercher un bon : vous regardez l'ordre des pizzas. Si vous vendez aussi sur votre site, la commande en ligne arrive dans cette même file.
Les limites et les précautions
Un agent téléphonique n'est pas magique. Voici ce qu'il faut savoir avant de vous lancer.
- Caroline est une option. Elle s'ajoute à votre logiciel, elle n'est pas incluse d'office.
- Les réglages se font avec vous. Les demandes prises en charge, les horaires et les modalités de transfert se règlent avec votre établissement. Prenez le temps de les définir avant un vendredi chargé.
- Elle lit votre carte et vos horaires. Gardez-les à jour, ainsi que vos fermetures.
- Une langue par restaurant. Caroline répond en français, en anglais ou en espagnol, mais vous en choisissez une.
- Les offres se font avec l'accord du client. Le consentement donné à l'oral est journalisé, comme partout dans FoodEatUp.
- Les rappels restent à vous. Quand un client demande à être rappelé, la fiche vous le signale. C'est à vous ou à votre équipe de le faire, puis de marquer « traité ».
Pour en savoir plus sur ce que l'agent vocal peut prendre en charge, la page agent vocal détaille son fonctionnement.
Essayez-la comme un client
Le plus simple est de l'entendre. Appelez la démo au 09 39 24 63 48 et passez une commande comme un client. Caroline répond comme pour un vrai restaurant.
Posez-lui une question sur les horaires. Demandez un jour qui ne tombe pas bien. Faites une demande hors cadre, puis regardez la fiche qu'elle laisse. Vous saurez vite si cela vous aide, le vendredi soir, quand le four est plein.
Pour voir tout le métier réuni, de l'écran du four à la prise de commande, retrouvez la page solutions pour pizzeria. Une question sur la mise en place ? Passez par la page contact.
