Vendredi, 17 h 30. Vous avez écrit à deux extras en début de semaine, et les réponses sont éparpillées dans vos messages. L'un annonce qu'il ne peut finalement pas venir. L'autre arrive, mais ne sait pas à quelle heure il finit. À 18 h, la happy hour démarre et vous êtes déjà derrière le comptoir.
Le vrai problème : le planning se perd avant le service
Dans un bar, le rush ne prévient pas. Trois rangs au comptoir, des notes ouvertes partout, une happy hour qui change les prix à l'heure dite. Il faut les bonnes personnes au bon moment.
Pourtant, le planning reste souvent une feuille punaisée, déjà fausse. Les demandes de congé se perdent dans les messages. En fin de mois, il faut recompter les heures à la main. Vous êtes restaurateur, pas gestionnaire de paie.
Les extras aggravent le tout. On les appelle au dernier moment, on oublie de noter leur heure d'arrivée, et on se dispute ensuite sur les heures.
Pas à pas : le planning suit le service
Avec le module équipe et RH de FoodEatUp, le planning se compose, se publie et se contrôle au même endroit. Voici le déroulé, du début de semaine au lendemain du rush.
1. Composez la semaine
Vous construisez le planning de la semaine, avec les services du midi et du soir. Les congés approuvés y apparaissent. Vous voyez tout de suite qui n'est pas disponible avant de placer un extra.
2. Publiez
Le planning est publié par vous. Chacun voit ses horaires dans son espace. Plus besoin de relancer par messages pour savoir qui travaille quand. Un exemple d'horaire : 18:00 – 23:00.
3. Faites pointer à l'arrivée
Une tablette à l'entrée sert de borne de pointage. Chaque personne pointe avec son code personnel ou un QR. L'arrivée, la pause et le départ sont enregistrés. Les heures sont comparées au service prévu.
4. Gardez un œil pendant le rush
L'état s'affiche en haut de chaque écran : « En service » ou « En pause ». Vous savez qui est là sans faire le tour du bar.
5. Reliez l'équipe à la caisse
Le même code personnel sert au pointage et à la caisse. Côté comptoir, chaque poste ouvre sa caisse avec son fond. La solution pour les bars applique la happy hour à l'heure prévue. Les notes ouvertes restent par client, avec transfert ou fusion. À la fin, chaque poste a son Z, puis le Z consolidé additionne la journée. Pour le détail de l'encaissement, lisez la page caisse et encaissement.
6. Préparez les heures sans ressaisie
Les heures pointées, les heures supplémentaires par semaine, les absences, les primes et les acomptes sont calculés depuis le pointage, le planning et les congés. Le repos de 11 h est vérifié. Les anomalies sont signalées avant la clôture, par exemple un pointage sans sortie ou un repos trop court. Vous les corrigez, puis la période se clôture avec le code personnel du responsable.
Limites et précautions
- C'est vous qui décidez. Le planning est publié par vous. L'outil le range, le montre et le compare au pointage. Il ne choisit pas à votre place qui travaille.
- Les variables de paie demandent une activation. Elles et leur export sont activés sur demande, avec un accompagnement. Ne comptez pas dessus le jour même.
- Le pointage doit devenir un réflexe. Un extra qui oublie de pointer son départ crée une anomalie. Dites-le dès son premier soir, et regardez les alertes avant la clôture.
- Pensez aux accès. Le code du responsable clôture la période. Gardez-le pour les personnes de confiance et regardez la page rôles et permissions pour répartir les droits.
- Vérifiez votre cas avec un interlocuteur. Pour savoir comment accueillir vos extras dans l'outil, posez la question lors d'un échange via la page contact.
Rangez aussi les contrats et documents sur la fiche de l'employé. Ainsi, tout est au même endroit quand on vous le demande.
Essayez avant le prochain gros soir
Un soir de rush se prépare quelques jours avant. Composez le planning, publiez-le, installez la tablette à l'entrée et laissez le pointage faire le reste. Vous n'aurez plus à recompter les heures à la main en fin de mois.
Pour démarrer, la page premiers pas vous guide. Pour voir le planning, le pointage et les congés ensemble, rendez-vous sur la page équipe et RH.
