Il est 18 h. La happy hour démarre, trois rangs de clients se pressent au comptoir et chacun veut « mettre ça sur sa note ». Vous cherchez qui a pris quoi, votre collègue sert à l'autre bout du bar, et il faut encore changer les prix à la main.
Cette scène, tous les barmans la connaissent. Voyons comment la garder sous contrôle.
Le problème : les notes s'empilent, les prix changent, le soir tout se mélange
Dans un bar, on n'encaisse pas à chaque verre. Les clients ouvrent une note, la rallongent, la partagent, parfois la passent à un ami. Le rythme est rapide et la mémoire ne suffit plus.
Trois difficultés reviennent souvent :
- Les notes s'additionnent sur un carnet. Dès que la soirée s'emballe, on perd le fil.
- La happy hour se change à la main, prix par prix. On oublie un tarif, ou on le remet trop tard.
- Le soir, les Z du bar et de la terrasse s'additionnent à la calculatrice. C'est long, et on est fatigué.
Une caisse pensée pour le bar doit régler ces trois points sans vous ralentir au comptoir.
Comment FoodEatUp s'y prend, pas à pas
La caisse FoodEatUp est une caisse multi-postes, reliée à la cuisine, au stock et à votre fichier client. Pour un bar, voici le déroulé d'une soirée. Vous trouverez le détail métier sur la page solutions pour les bars.
1. Chaque poste ouvre sa caisse avec son fond
Le comptoir, la terrasse, chacun a son poste. Chaque poste ouvre sa caisse avec son propre fond. Chacun répond donc de ses propres encaissements.
2. Une note ouverte par client ou par table
Chaque client ou chaque table garde sa note ouverte. Si un groupe se déplace, vous transférez la note. Si deux groupes se rejoignent, vous les fusionnez. La caisse propose aussi la fusion de tables et la prise de commande « un plat par convive ». Le plan de salle montre, pour chaque table, si elle est libre, occupée ou à nettoyer, avec son montant et son temps.
3. La happy hour s'applique toute seule
Vous réglez l'horaire une fois. À l'heure prévue, les prix changent en caisse et sur le menu board. Vous n'avez plus à modifier les tarifs en plein coup de feu. Les ventes mettent aussi à jour les quantités en stock, bouteilles comprises. Pour aller plus loin sur ce point, lisez la page stock et coût matière.
4. L'encaissement quand le client part
Au moment de régler, vous choisissez le moyen : espèces, carte, titre-restaurant, chèque ou note partagée. Le pourboire reste hors note, donc il ne se mélange pas avec votre chiffre. Rien ne s'encaisse tout seul : le règlement attend toujours votre confirmation.
5. Un comptoir, une terrasse, un téléphone
La même caisse tourne sur le terminal au comptoir, sur la tablette en salle et sur le téléphone de l'équipe. Les notes sont les mêmes partout. Un serveur peut donc prendre une commande en terrasse sans retourner au comptoir. Pour régler à la table, voyez aussi le paiement à table.
6. La clôture, sans calculatrice
En fin de soirée, chaque poste clôture sa caisse. Le Z consolidé additionne ensuite toutes les caisses de la journée, moyen de paiement par moyen de paiement, avec la TVA par taux. Plus besoin de recompter les Z du bar et de la terrasse à la main.
Limites et précautions
Aucun outil ne remplace vos habitudes de comptoir. Quelques précautions à prendre :
- Vérifiez vos horaires et vos prix de happy hour avant de les activer. La caisse applique ce que vous avez réglé, ni plus ni moins.
- Soldez les notes ouvertes avant la fermeture. Une note laissée ouverte reste une note à régler. Prenez l'habitude de faire le tour des notes avant de clôturer.
- Formez l'équipe avant la première soirée chargée. La caisse propose un mode formation : servez-vous-en pour que chacun apprenne à transférer et à fusionner sans risque.
- Gardez le pourboire à part. Il est hors note, mais c'est à vous de décider comment il est partagé dans l'équipe.
- Pensez au matériel. Terminal, tablette, écran : regardez la page matériel pour choisir ce qui convient à votre comptoir et à votre terrasse.
À vous de jouer
Une bonne caisse de bar fait trois choses : elle suit vos notes ouvertes, elle change les prix à l'heure et elle vous rend votre soirée. Si l'un de ces trois points vous coûte du temps aujourd'hui, essayez-le.
Commencez par lire la page caisse pour bar, puis découvrez les premiers pas pour installer votre premier poste. Vous voulez comparer les offres ? Rendez-vous sur la page des tarifs.
